Automatisation comptable IA pour Nexco

Client

Nexco est un acteur majeur de la comptabilité et de la tenue de livres en France. Pour renforcer son leadership numérique et servir une base de PME en forte croissance, Nexco voulait passer des flux de travail de « tenue » classiques à un modèle de tenue de livres en tant que service livré en ligne.

Les équipes de Nexco traitent de grands volumes de documents hétérogènes — factures PDF, photos de reçus, relevés fournisseurs, flux bancaires — et doivent garantir des comptes conformes et ponctuels pour chaque client tout en maîtrisant les coûts. Les étapes manuelles créent des goulots d’étranglement, des risques d’erreur et rendent les petits dossiers difficiles à servir de manière rentable. Ces douleurs reflètent le marché : les copier-coller répétitifs et les contrôles de conformité accaparent la majorité du temps, au détriment du conseil.

Nexco a fait appel à l’équipe DataSqueeze pour concevoir et construire une plateforme de tenue de livres en ligne propulsée par l’IA. Objectifs : fluidifier la collecte de données, automatiser la classification et la codification, accélérer les rapprochements et créer une piste d’audit robuste sur tout le cycle comptable.

Défi : créer une plateforme comptable IA qui élimine les tâches manuelles à grande échelle

Ensemble, DataSqueeze et Nexco ont entrepris de développer une solution qui reconnaît les champs clés des factures et reçus, classe les documents par fournisseurs et catégories de dépenses, propose les écritures en partie double et les rapproche avec les flux bancaires. La plateforme devait apprendre en continu des réviseurs de Nexco, conserver les données sensibles dans l’UE et s’intégrer proprement aux outils comptables existants des différents cabinets.

Les KPI cibles incluaient : jusqu’à 96 % de précision pour l’OCR et la classification, 65 % de réduction du coût par facture traitée, 30 % de baisse du TCO via l’adoption du cloud, et un gain de revenus mesurable grâce au service des micro-clients de la longue traîne. Objectifs décrits dans la présentation ; à valider durant le pilote.

Solution : une application web simple qui automatise la capture, la codification et le rapprochement

DataSqueeze a conçu une architecture microservices avec trois zones dédiées : Ingestion pour l’ingestion sécurisée, Traitement pour les pipelines de données et un sous‑réseau Vertex AI & Analytics pour l’OCR, la classification et les rapports. Cette structure réduit la surface d’exposition, isole la capacité de calcul et simplifie la supervision. Le schéma de la présentation montre le « projet hôte (microservices – VPC partagé) » avec le sous‑réseau A : Ingestion, le sous‑réseau B : Traitement et le sous‑réseau C : Vertex AI & Analytics.

Fonctionnement :

• Capturer : les clients déposent via le web, le courriel entrant ou des scans mobiles. Les fichiers arrivent dans un stockage sécurisé ; des métadonnées identifient le locataire, la source et la période.
• Comprendre : l’OCR et l’analyse de mise en page extraient montants, dates, taux de TVA, identifiants fournisseurs et lignes ; un classifieur rattache les documents aux fournisseurs et catégories de dépenses. L’objectif de précision du modèle est ≥96 %.
• Proposer les écritures : un moteur règles + ML suggère les comptes, codes fiscaux et échéances ; les scores de confiance orientent les éléments soit vers la comptabilisation automatique, soit vers une file de revue.
• Rapprocher : le service de rapprochement bancaire associe transactions et écritures, signale les anomalies et rattache les pièces justificatives à chaque écriture.
• Apprendre : les corrections des réviseurs alimentent le référentiel de caractéristiques pour améliorer les suggestions suivantes.
• Conformité & audit : chaque étape est horodatée avec des logs immuables et des pistes d’audit exportables.

Sécurité & confidentialité : isolation des locataires, chiffrement par client, contrôle d’accès par rôle (RBAC), authentification unique (SSO) et résidence des données en UE pour rester aligné sur le RGPD.

Plan de mise en œuvre et gouvernance

Le déroulé a suivi une trajectoire structurée et maîtrisée : Phase 1 MVP (produit minimum viable, 1–2 semaines), Phase 2 socle environnement (2 semaines), Phase 3 intégration production (6–8 semaines), Phase 4 tests & UAT (tests d’acceptation utilisateur, 2–3 semaines), Phase 5 mise en production & intégration/déploiement continus (CI/CD) avec observabilité et procédures d’exploitation pour la fiabilité des services. Ces phases reflètent le planning projet présenté dans la présentation.

Les rituels de collaboration incluaient une réunion de lancement, des sessions techniques approfondies et des points rapides bi‑hebdomadaires, comme indiqué dans la diapositive « Prochaines étapes ».

Résultats : des clôtures plus rapides, des coûts réduits et davantage de capacité pour le conseil

L’initiative positionne Nexco pour opérer la tenue de livres comme un service en ligne évolutif. La présentation quantifie les gains : jusqu’à 65 % de réduction du coût par facture, environ 30 % de baisse du coût total de possession (TCO) grâce au cloud, un objectif de précision ≥96 % et environ +29 k€ de revenu récurrent annuel en servant plus de micro‑clients de manière rentable. Les seniors peuvent réallouer environ 40 % de leur temps à des missions à plus forte valeur quand les tâches répétitives sont automatisées.

Au-delà de l’économie unitaire, les conseillers gagnent une visibilité en temps réel sur l’avancement, les anomalies et la santé des clients. Les clôtures s’accélèrent et laissent place à des analyses proactives plutôt qu’à de la manipulation de données.

Bénéfices business pour Nexco :

• Automatisation de la chaîne capture → codification → rapprochement pour les transactions courantes
• Précision accrue et pistes d’audit homogènes
• Capacité à servir rentablement les PME de la longue traîne
• Moins d’erreurs manuelles et de reprises
• Protection des données conforme au RGPD avec résidence dans l’UE
• TCO réduit grâce à un cloud élastique

Le produit est aligné sur la vision « tenue de livres en tant que service » décrite dans la revue de direction et renforce le leadership de Nexco sur le marché comptable français.